プライバシーポリシー

株式会社オフィスリンクジャパン（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する各種サービス、問い合わせ対応、契約管理、採用活動その他当社の事業活動において取得する個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、適切な取扱いおよび保護に努めます。本プライバシーポリシーは、当社における個人情報の取扱いについて定めるものです。

1. 会社情報

• 事業者名：株式会社オフィスリンクジャパン
• 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3-14-11 NBF八丁堀ビル 5F
• 電話番号：+81 3 5541 8267
• メールアドレス：[email protected]

当社は、オフィス関連業務、事務支援、業務委託、各種連絡・調整業務等の事業を通じて個人情報を取り扱います。

2. 収集する個人情報および取扱い方法

当社は、適法かつ公正な手段により、以下の個人情報を取得することがあります。

• 氏名、会社名、部署名、役職名
• 住所、電話番号、メールアドレス、FAX番号
• 問い合わせ内容、商談・契約に関する情報
• 請求・支払情報、契約履歴、取引記録
• 採用応募者に関する経歴、資格、職務経歴等の情報
• 当社ウェブサイトの利用に伴い自動的に取得されるアクセスログ、IPアドレス、Cookie等の情報
• その他、当社の事業遂行上必要となる情報

当社は、取得した個人情報を、紙媒体、電子データ、クラウドサービスその他適切な方法で管理します。

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的で利用します。

• 当社サービスの提供、運営、管理のため
• お問い合わせ、ご相談、ご依頼への対応のため
• 見積り、契約締結、契約履行、請求、支払、連絡のため
• 業務委託先、取引先、顧客との連絡・調整のため
• 採用選考、応募者対応、採用後の人事管理のため
• 当社サービスの品質向上、業務改善、分析、統計のため
• 法令・行政上の要請に対応するため
• 不正行為の防止、セキュリティ確保、紛争対応のため
• その他、事前に通知または公表した利用目的の範囲内での利用のため

4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠

当社は、日本法に基づき、以下のいずれかの根拠により個人情報を取り扱います。

• 本人の同意がある場合
• 契約の締結または履行のために必要な場合
• 法令に基づく場合
• 当社の正当な事業活動として必要であり、本人の権利利益を不当に侵害しない場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合

なお、個人情報保護法上、個人情報の利用目的の特定、通知・公表、適正取得、安全管理、第三者提供に関する規律等を遵守します。

5. 個人情報の第三者提供および共有

当社は、以下の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意取得が困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意取得が困難な場合
• 国の機関または地方公共団体等への協力が必要であり、本人の同意により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

また、当社は、利用目的達成に必要な範囲で、業務委託先に個人情報の取扱いを委託することがあります。この場合、当社は委託先を適切に選定し、契約締結、監督および必要な安全管理措置を講じます。

共同利用を行う場合は、その都度、共同利用する項目、利用目的、管理責任者等を適切に公表または通知します。

6. 第三国への移転

当社は、クラウドサービス、メール配信サービス、業務管理システム等の利用に伴い、個人情報を日本国外に保管またはアクセス可能な状態に置くことがあります。

その場合、当社は、個人情報保護法その他関連法令に従い、移転先の国における個人情報保護制度、当該移転先の事業者が講じる保護措置、本人の同意の取得その他必要な措置を確認し、適切な管理を行います。

7. 保存期間

当社は、個人情報を、利用目的の達成に必要な期間および法令上必要な保存期間の範囲内で保有します。保存期間の経過後、または利用目的達成後は、当該個人情報を遅滞なく消去または匿名化します。

• 問い合わせ対応記録：対応完了後、必要な期間
• 契約・取引記録：法令上必要な期間
• 採用応募情報：採用手続終了後、必要な期間
• ログ情報：セキュリティ管理上必要な期間

保存期間は、業務上の必要性、法令、会計・税務・監査上の要請を踏まえて決定します。

8. ご本人の権利

当社が保有する個人情報について、ご本人は、個人情報保護法その他法令に基づき、以下の権利を有する場合があります。

• 開示の請求
• 内容の訂正、追加または削除の請求
• 利用停止、消去または第三者提供の停止の請求
• データポータビリティに関する請求が認められる場合の対応
• 処理への異議申立てまたは制限に関する請求が認められる場合の対応

これらの請求を行う場合は、本人確認を実施のうえ、法令に従って合理的な期間内に対応します。ただし、法令上対応できない場合、または当社の業務遂行上支障がある場合には、請求の全部または一部に応じられないことがあります。

9. 同意の撤回

当社が個人情報の取扱いについて本人の同意を根拠としている場合、本人はいつでも当該同意を撤回することができます。撤回を希望される場合は、下記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。

ただし、同意の撤回は、撤回前に適法に行われた取扱いの適法性に影響を与えません。また、同意の撤回により、当社サービスの全部または一部をご利用いただけなくなる場合があります。

10. 苦情・相談の申出先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求その他のお問い合わせは、下記窓口までご連絡ください。適切かつ迅速に対応します。

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、以下の安全管理措置を講じます。

• 個人情報保護に関する社内規程の整備
• 取扱責任者の設置およびアクセス権限管理
• 従業者に対する教育・監督
• 情報システムへのアクセス制御、認証管理、暗号化等の技術的対策
• 委託先に対する契約管理および監督
• 事故発生時の報告・対応体制の整備
• 必要に応じた定期的な見直しと改善

当社は、個人情報保護法および関連ガイドラインに従い、適切な管理体制の維持に努めます。

12. お問い合わせ先

本ポリシー、個人情報の取扱い、開示等のご請求に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

• 株式会社オフィスリンクジャパン
• 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3-14-11 NBF八丁堀ビル 5F
• 電話番号：+81 3 5541 8267
• メールアドレス：[email protected]

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容の変更、運用の改善その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。変更後の内容は、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法により公表し、当社が別途定める場合を除き、公表時から効力を生じるものとします。

重要な変更を行う場合には、必要に応じて事前に通知または周知を行います。

制定日または最終改定日：2026年8月26日